Weihnachtspost: So managen Sie Ihre Empfängerlisten

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Weihnachtspost zu versenden ist immer noch eine beliebte Methode, seinen Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern Wertschätzung zu vermitteln. Wir erklären Ihnen, worauf Sie bei Ihren Weihnachtskarten achten sollten und wie Sie Ihre Empfängerlisten am besten managen.

Weihnachtskarten können sich für Ihr Unternehmen richtig lohnen! Zunächst einmal haben Sie mit dem Verschicken von Weihnachtspost die Möglichkeit, “Danke” zu sagen. Ein schöner Nebeneffekt: Durch diese kleine Aufmerksamkeit lassen sich treue Kunden oft noch enger ans Unternehmen binden, frische Geschäftsbeziehungen intensivieren und Mitarbeiter motivieren. Weihnachtspost im täglichen Office-Management unterzubringen, ist allerdings ganz schön nervig und zeitraubend. Wir haben Tipps und Lösungen für Sie zusammengestellt, die Ihnen die Organisation Ihrer Weihnachtspost künftig maßgeblich erleichtern werden.

Tipps für das Management Ihrer Weihnachtspost

Fangen Sie früh genug an

Weihnachten ist glücklicherweise ein jährlich wiederkehrendes Fest. Nutzen Sie diese Verlässlichkeit und planen Sie das Management Ihrer Weihnachtspost bereits am Jahresanfang zeitlich ein. Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Erstellung von Weihnachtskarten und Geschenken, um diesen Punkt auf der Agenda ganz sicher stressfrei über die Bühne zu bekommen.

Planen Sie genügend Zeit für die Weihnachtspost ein. Beim Adress-Management hilft eine Excel-Vorlage. ©shironosov/ iStock

Regelmäßige Kontaktdatenpflege

Unterschätzen Sie den Verwaltungsaufwand von Weihnachtskarten nicht. Während ein geeignetes Motiv und auch der Text dazu vergleichsweise schnell ausgearbeitet werden können, ist die Pflege der Kunden- und Mitarbeiterdaten eine aufwendige Angelegenheit – besonders, wenn Sie erst kurz vor Weihnachten angegangen wird. Ein regelmäßiges Update der Daten kann Abhilfe schaffen.

Legen Sie wert auf Ihre Handschrift – aber nicht zu viel

Eine Weihnachtskarte – ob an Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter – sollte in jedem Fall mit einer persönlichen Unterschrift des Geschäftsführers oder Eigentümers eines Unternehmens versehen sein. Allerdings gibt es heutzutage verschiedenste Tools, wie sie Ihre Handschrift ganz einfach digitalisieren können. So wird das persönliche Element auf jede Weihnachtskarte gedruckt – ohne, dass Sie jeden Brief einzeln unterzeichnen müssen.

Tipp: Neben der persönlichen Unterschrift zählt natürlich auch das Design. Hier finden sie besonders hochwertige und stilvolle geschäftliche Weihnachtskarten.

Kostenlose Excel-Vorlage fürs Adressmanagement

Das Adressmanagement ist einer der wichtigsten Faktoren für den Versand der Weihnachtspost. Für einen reibungslosen Ablauf braucht es ein praktisches System sowie regelmäßige Updates für Ihre Empfängerlisten.

Laden Sie unsere Excel-Vorlage zur Adressverwaltung für Ihre geschäftliche Weihnachtspost kostenlos herunter:

Und so arbeiten Sie mit der Vorlage:

Wir haben zeitsparende und nützliche Extras in die Excel-Tabelle eingebaut.

Die Spalten “Firma” und “Ansprechpartner”

Die Empfänger sollten bei der Vorbereitung Ihrer Adressen immer präsent sein. Deshalb haben wir die beiden Spalten “Firma” und “Ansprechpartner” in unserer Vorlage für Sie fixiert. So bleiben die Kontakte für Sie immer im Blickfeld, auch, wenn Sie einige Spalten nach rechts navigieren. Dadurch können Sie die passenden Informationen ganz einfach und schnell dem jeweiligen Empfänger zuordnen.

Der Reiter “Unterschriften“

Klicken Sie auf den Reiter “Unterschriften“ am linken unteren Ende der Seite, damit eine weitere Tabelle erscheint. Die Informationen werden automatisch aus Ihrer Eingabe im ersten Tabellenblatt übernommen. Hier sehen Sie auf einen Blick, welcher Kollege auf welcher Weihnachtskarte unterschreiben muss. Nutzen Sie die Filterfunktion in der obersten Zeile, um Ihre Auswahl auf eine Firma oder einen Kollegen einzuschränken.

Der Reiter “Empfängeraufkleber“

Klicken Sie auf den Reiter “Empfängeraufkleber“ am linken unteren Ende der Seite, damit eine weitere Tabelle erscheint. Darin werden automatisch alle Namen und Adressen Ihrer Geschäftspartner und Kunden gespeichert, denen Sie eine Weihnachtskarte schicken möchten. Die Kontaktdaten sind bereits so angelegt, dass Sie Ihre Empfängeraufkleber einfach in unserem Shop gestalten können. Das mühsame Abtippen einzelner Adressen per Hand können Sie sich dadurch sparen.

Unser Tipp für formvollendete Weihnachtsgrüße: Bestellen Sie gleich Briefumschläge passend zum Design Ihrer Weihnachtskarten mit. Ihre Anschrift ist bereits aufgedruckt.

Funktion “Spalten ausblenden”

Sie benötigen für die Verwaltung Ihrer Adressen nicht alle Bereiche der Tabelle? Blenden Sie die betreffenden Spalten einfach aus. Markieren Sie dafür die Spalte, die Sie nicht angezeigt bekommen möchten mit einem Klick auf den Großbuchstaben in der obersten Zeile. Dann Rechtsklick und im Auswahlfenster “Ausblenden“ anwählen. Die Spalte wird dann nicht mehr gezeigt.

Tipp: Sie wollen in diesem Jahr einen besonderen Look? Dann verschicken Sie doch Weihnachtskarten mit Kraftpapier.

Empfängerlisten managen
Unsere Vorlage fürs Adressmanagement einmal ausgefüllt, genügt in den Folgejahren lediglich ein kurzes und unkompliziertes Update. ©iStock/Alex Potemkin

E-Mail oder echte Weihnachtskarte?

Bei dieser Frage gehen die Meinungen vieler Unternehmen auseinander, denn ein Richtig oder Falsch gibt es hier nicht. Jede der beiden Methoden für Weihnachtsgrüße hat ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile:

E-Mail

E-Mails verursachen beim Versenden von Weihnachtsgrüßen einen viel geringeren Aufwand. Allerdings ist bei Weihnachts-E-Mails die Gefahr groß, dass die Grüße einfach in der Menge der vielen Geschäftsmails untergehen. Bei digitalen Weihnachts-Mails sollten Sie auf einen besonders originellen Text achten.

Weihnachtskarten

Eine schön gestaltete Weihnachtskarte fällt dagegen inmitten von herkömmlichen Briefen immer auf – besonders, wenn Sie einen originellen Text wählen und ein Motiv, das zu Ihrem Unternehmen passt. Zwar haben Weihnachtskarten auch ihren Preis, jedoch sind sie dafür um Längen persönlicher.

Weihnachtskarten sind im ersten Schritt ein großer organisatorischer Aufwand für ein Unternehmen. Mit dem richtigen System gehen Ihnen die Weihnachtsgrüße allerdings in Zukunft stressfrei von der Hand. Unsere Vorlage für Ihr Adressmanagement müssen Sie nur einmal mit Ihren Kontakten füllen. In den Folgejahren reicht dann ein kurzes Update und schon kann der Entwurf Ihrer Weihnachtskarten losgehen.

Headerbild: ©martin-dm/ iStock