Ihre Gäste in entspannter Atmosphäre begrüßen: die Checkliste für Ihren Sektempfang

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Der Sektempfang ist der Zeitpunkt, an dem sich viele Ihrer Hochzeitsgäste zum ersten Mal begegnen – deshalb sollen sie sich dort besonders wohlfühlen. Wie Sie Ihren Sektempfang perfekt organisieren, verrät Ihnen Hochzeitsplanerin Jasmin Marks, und unsere Checkliste fasst Ihnen alles Wichtige zusammen.

Wenn die Trauung vorbei ist, leitet für gewöhnlich der Sektempfang die Hochzeitsfeier ein – umso wichtiger ist es, dass auch er bei Ihren Planungen nicht übersehen wird.

Damit Sie einen kühlen Kopf bewahren können und gleichzeitig einen wundervollen Sektempfang erleben, haben wir Hochzeitsplanerin Jasmin Marks von Loveweddings nach ihren Expertentipps gefragt. Am Ende des Artikels finden Sie zusätzlich alle wichtigen Planungsschritte nochmal in einer Checkliste zusammengefasst.

Unsere Expertin: Jasmin Marks von Loveweddings

Jasmin Marks von LoveweddingsJasmin Marks ist Hochzeitsplanerin im Rhein-Main-Neckar-Kreis. Mit Leidenschaft konzipiert, gestaltet und realisiert sie seit Jahren Trauungen und sorgt mit liebevollen Details dafür, dass jede Hochzeit einzigartig wird.

Wie lange dauert der ideale Sektempfang und wo findet er statt?

Meist bietet sich ein Sektempfang direkt nach der Trauung an. Das Zusammenkommen zwischen Ihnen und Ihren Gästen leitet die Feier entspannt ein. Aber wie viel Zeit sollten Sie für den Sektempfang einplanen? Expertin Jasmin Marks meint:

„Der Sektempfang sollte nie länger als zwei Stunden dauern. Alles was darüber hinausgeht, muss mit Programm gefüllt werden, damit Ihre Gäste nicht anfangen, auf die Uhr zu schauen. Der Empfang darf aber natürlich auch nicht in Stress ausarten. Daher sind zwei Stunden ein guter Mittelweg.“

Sekt und Brautstrauss an der Hochzeit
Der Sektempfang leitet Ihre Feier entspannt ein.

Die Wahl Ihrer Location: Bei der Trauung oder am Lokal?

Sie können den Sektempfang natürlich direkt vor dem Standesamt oder der Kirche stattfinden lassen. Dann haben Sie genug Zeit, sich beglückwünschen zu lassen und alle Gäste in Ruhe zu begrüßen. Anschließend machen Sie sich gemeinsam auf den Weg zum geschmückten Saal. Sie sollten jedoch die nötige Zeit einberechnen, bis alle dort angekommen sind. Bedenken Sie für diesen Fall auch eine Regenalternative.

Wählen Sie als Location direkt den Ort der Hochzeitsfeier, haben Sie den Vorteil, dass Sie entspannt vom Sektempfang zum Programm übergehen können und keine Wartezeiten einplanen müssen. Bei schlechtem Wetter haben Sie zudem hier eine einfachere Möglichkeit, sich unterzustellen.

Entscheiden Sie selbst, an welchem Ort Sie Ihre Gäste am liebsten empfangen. „Es muss ‚Klick‘ machen“, rät Jasmin Marks. „Wie bei der Wohnungssuche – Sie kommen herein und fühlen es. Es sollte so sein, dass nicht nur Sie, sondern auch Ihre Gäste sich wohlfühlen. Natürlich wird es nie die ganz perfekte Location geben – wägen Sie daher ab, welcher Kompromiss für Sie am besten funktioniert.“

Wer organisiert den Sektempfang?

Ihre Freunde den Sektempfang organisieren zu lassen, bietet sich zwar als günstige Variante an, diese müssen aber entweder vorzeitig die Trauung verlassen oder nach dem Empfang länger bleiben, um Auf- und Abbau zu organisieren. Jasmin Marks rät daher davon ab:

„Suchen Sie entweder Personen, die nicht eingeladen sind, oder lassen Sie sich von Profis helfen. Oft bietet das Lokal selbst die Möglichkeiten dafür und sonst gibt es natürlich auch Getränkehändler und Caterer, die sich um alles Nötige kümmern.“

Der Vorteil eines Profiteams: Sie sind wesentlich besser auf alle Eventualitäten vorbereitet: „Sprechen Sie mit Ihren Organisatoren alles genau ab: Was wird angeboten? Was passiert, wenn ein Gast etwas bestellt, das nicht abgesprochen ist? Wie ist der Ablauf? Geben Sie einen zeitlichen Plan vor oder beratschlagen Sie sich gemeinsam.“

Andy und Claudia Fotografie Sektempfang
Profis wissen, was es für einen Sektempfang braucht. (© Andy und Claudia Hochzeitsfotos & Film)

Welche Ausstattung benötigen Sie für den Sektempfang?

Auch wenn Sie die Organisation anderen überlassen, sollten Sie im Überblick haben, was alles organisiert werden muss. Stehtische und Musik gehören als Grundausstattung zu jedem Sektempfang. Außerdem sollten natürlich genügend Sekt- und Wassergläser vorhanden sein. Aber wie viel ist genug?

„Ich würde pro Gast mit 3 Gläsern Sekt und 2 Gläsern Wasser rechnen, also im Schnitt 2,5 Gläser pro Person kalkulieren. Das ist schon sehr viel, aber sicher ist sicher.“

Achten Sie zudem darauf, dass vor allem bei großen Hochzeiten genügend Personal vorhanden ist und Kühlmöglichkeiten für den Sekt, Mülltüten sowie ein paar Stühle für die älteren Gäste bereitstehen.

Kreative Getränke für den besonderen Sektempfang

Sie sind auf der Suche nach einer kreativen Sektvariante? Mit Blattgold, Hibiskusblüten, die sich im Glas öffnen, oder Lavendel machen Sie Ihre Gläser zu etwas optisch Besonderem.

Sekt mit Lavendel
Mehr als nur Sekt: Lavendelblüten im Glas

Suchen Sie auch geschmacklich eine besondere Note, verfeinern Sie den Prosecco mit Eiswürfelkreationen aus gefrorenen Beeren oder Trauben. Je nach Ihren Vorlieben bzw. denen Ihrer Gäste können Sie sogar Ihren eigenen Hochzeitsprosecco gestalten – oder mit einer „Pimp-your-Prosecco-Bar“ kreieren lassen.

Eine leckere Champagnervariante mit Brombeeren und Rosmarin von Katharina finden Sie auf dem Blog „Sweet Trolley“. Auch Verena von „Sweets & Lifestyle“ hat als spannende Alternative ein sommerliches Rezept für einen Veilchenspritzer kreiert.

Brombeer-Rosmarin-Champagner und Veilchenspritzer
Leckere Proseccovarianten: Brombeer-Rosmarin-Champagner von Katharina und ein Veilchenspritzer von Verena (Links: © Sweet Trolley; Rechts: © Sweets & Lifestyle)

Jasmin Marks hat noch weitere Inspirationen:

„Wollen Sie es ganz anders machen, können Sie auch eine Sodabar aufbauen, Softdrinks in einer Schubkarre arrangieren oder einen Espressowagen organisieren. Sie gestalten also viele kleine Stationen, zu denen die Gäste selbst hingehen können – das finden diese meiner Erfahrung nach immer sehr spannend.“

Die passenden Häppchen zum Sektempfang

Zu einem Sektempfang sollten Sie auch immer Häppchen bereitstellen, damit das kleine Loch im Bauch gefüllt ist, bis das Hochzeitsessen kommt, und sich der Alkohol nicht so schnell bemerkbar macht.

„Die Snacks sollten mit einem Bissen im Mund sein, damit Ihre Hände schnell wieder frei sind. Sehr positiv werden liebevoll präsentierte, außergewöhnliche Häppchen angenommen. Die Leute lieben Canapes, die in Form von Flying Service serviert werden. Blätterteigstangen und Salzbrezeln sind etwas für Geburtstage, aber nicht für Ihren besonderen Tag im Leben. Denn dieser wird schließlich erst durch die Dinge besonders, die Sie tun.“

Befriedigen Sie sowohl die süßen als auch die herzhaften Geschmäcker. Achten Sie außerdem darauf, dass das Fingerfood in der Sonne nicht verdirbt oder schmilzt. Eine tolle Snackidee sind zum Beispiel Emmas Zitronenjoghurt-Minigugls. Das Rezept finden Sie bei „Emma’s Lieblingsstücke“.

Zitronenjoghurt Minigugls von Emma
Süße Häppchen-Inspiration: Zitronenjoghurt-Minigugls von Emma (© Emma‘s Lieblingsstücke)

Denken Sie an das Wetter

Leider kann die Sonne nicht auf jeder Hochzeit scheinen. Aber auch für Regenwetter hat Jasmin Marks einige Inspirationen.

„Passen Sie die Requisiten an das Wetter an. Kaufen Sie bei Hitze Fächer, Ventilatoren und stellen Sie eine Sitzreihe mit Eiswannen bereit, in der jeder Gast fünf Minuten seine Füße abkühlen darf.

Bei Regenwetter stellen Sie einfach Regenschirme und schöne bunte Wassereimer auf. Letztere fangen das Regenwasser auf, und Kinder können darin zum Beispiel kleine Magnetfische angeln.“

So sorgen Sie für eine angenehme Stimmung

Auf dem Sektempfang treffen Gäste zusammen, die sich meist nicht kennen. Am Anfang sind daher viele Gäste oftmals noch ein wenig auf Distanz. Jasmin Marks verrät Ihnen, wie Sie für ein tolles, entspanntes Ambiente sorgen.

„Musik darf auf keinem Sektempfang fehlen. Gerade, wenn am Anfang viele fremde Menschen aufeinandertreffen, überbrückt Musik – gerade Live-Musik – die Stille.

Für eine entspannte, ruhige Stimmung sorgen außerdem Loungemöbel und eine liebevoll dekorierte Location. Mit kleinen Details oder Überraschungen schaffen Sie ein persönliches Ambiente. Sie können Möglichkeiten organisieren, mit denen sich die Gäste beschäftigen können, wie zum Beispiel ein Gästebuch oder einen „Find-your-seat-Plan“ – aber nur, wenn Ihr Sektempfang bereits in der Hochzeitslocation stattfindet.“

Sie suchen noch nach besonderen Inspirationen für Ihr Gästebuch? Hier werden Sie fündig.

„Mit das Inspirierendste, was ich bisher auf einem Sektempfang erlebt habe, waren Schnellzeichner oder Zauberer, aber auch musikalische Gäste, die mit den Musikern zusammen den Sektempfang gestaltet haben. Dadurch wurde das Event noch persönlicher.“

Sektempfang Hochzeit Begrüßung
Tolle Stimmung auf dem Sektempfang leitet Ihre Feier ideal ein. (© jb fine art photography)

Ihre Sektempfang-Checkliste

Haben Sie sich alles gemerkt? Um Ihnen die vielen Informationen nochmal zusammenzufassen, haben wir eine umfassende Checkliste erstellt. Diese können Sie ganz einfach hier ausdrucken und in Ihren Hochzeitsordner heften. So können Sie die Organisation des Sektempfangs gleich viel entspannter angehen und sicher sein, dass Sie nichts vergessen.

Checkliste für den Sektempfang
Die Checkliste für den Sektempfang können Sie hier als PDF herunterladen und ausdrucken.

 

Bilder: © iStock/Pirotehnik; © iStock/maximkabb;