Ablaufplan für eure Hochzeit: So nutzt ihr die Zeit am Hochzeitstag perfekt!

Spätestens nach der ersten konkreten Absprache mit euren Dienstleistern für den Ablaufplan der Hochzeit, fallen viele Brautpaare aus dem rosaroten Himmel ungebremst mitten in den Planungswahnsinn der eigenen Hochzeit. Bei all den neuen Impressionen und Herausforderungen ist es dennoch wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren, um den großen Tag richtig strukturieren zu können. Mit einem gut durchdachten Ablaufplan wird der Hochzeitstag für euch und eure Gäste entspannt und ein wundervolles Ereignis.

Gastautorin und Hochzeitsplanerin Lilija Mamotenko lässt euch an ihrer langjährigen Erfahrung teilhaben und zeigt euch, wie ihr den Tagesablauf eurer Hochzeit organisiert und die Zeit an eurem großen Tag ideal nutzt. 

Brauchen wir einen Ablaufplan für unsere Hochzeit?

Ihr steckt mitten in der Planung eurer Traumhochzeit, erste Dienstleister*innen sind gebucht, die Save-the-Date-Karten oder sogar schon die Hochzeitseinladungen sind verschickt und egal mit wie vielen Gästen ihr feiert, ziemlich bald werdet ihr euch die Frage stellen: Wann findet eigentlich was statt? Hier hilft euch ein gut strukturierter Ablaufplan, den Überblick auf eurer Hochzeit zu behalten.

Der Ablaufplan fungiert als Rahmen oder roter Faden, dient zur Orientierung und sorgt für fließende Abläufe und Übergänge. Auch die Dienstleister*innen sind für einen klar strukturierten Tagesablauf dankbar, so können beispielsweise die Fotograf*in, die Band oder der Service besser planen und sich vorbereiten.

Wie sieht ein guter Ablaufplan zur Hochzeit aus?

Euer Ablaufplan hilft euch, euren Gästen und euren Dienstleister*innen den Tag in vollen Zügen und ohne Zeitdruck zu genießen. Der Ablauf eures Hochzeitstages baut sich rund um eure Trauungszeremonie auf. Egal ob ihr eine freie Trauung plant oder im Standesamt oder der Kirche heiratet, der Zeitpunkt eurer Trauung legt den Rest des Tages fest. Wenn diese Uhrzeit festgelegt ist, könnt ihr die weiteren Fixpunkte wie den Empfang der Gäste, das Fotoshooting, die Eröffnung der Tanzfläche und den Eröffnungstanz zeitlich festlegen. Wichtig: Plant bei jedem dieser Schritte einen kleinen Puffer ein. So geratet ihr nie in Stress, selbst wenn ein Programmpunkt länger dauert.

Bei der Hochzeitsfeier könnt ihr eine Tafel mit den Programmpunkten aufstellen, so wissen die Gäste zu jeder Zeit, auf was sie sich noch freuen dürfen. Eine kreative Idee zur Hochzeit im Sommer ist, den Tagesablauf auf Fächer drucken zu lassen und zur Trauung an die Gäste zu verteilen.

Wie ihr die einzelnen Punkte eures Ablaufplans zur Hochzeit stressfrei organisiert, zeigen wir euch jetzt.

1. Empfang eurer Gäste zur Hochzeit 

Euer Ablaufplan zur Hochzeit beginnt mit dem Empfang eurer Gäste. Grundsätzlich wird zwischen dem Empfang vor der Trauung und einem Aperitif unterschieden. Werden die Gäste zu einer bestimmten Uhrzeit zur Trauung mit anschließendem Hochzeitsessen und Party eingeladen, ist es ratsam, den Empfang vor der Trauung kurz zu halten. Ein Partner empfängt mit den Trauzeugen die Gäste, während der andere Partner sich mit Lieblingsmenschen an einem ruhigen Ort vorbereitet. Selbstverständlich könnt ihr auch gemeinsam eure Herzensmenschen willkommen heißen. Bei sommerlichen Temperaturen ist es ratsam, den Hochzeitsgästen eine alkoholfreie Erfrischung anzubieten. Eine erfrischende Limonade, stilles Wasser oder Saftschorlen sind hierfür gut geeignet. Für den ersten Empfang ist eine Zeit von 20 bis 30 Minuten angemessen. In diesem Zeitraum sollten sich alle Gäste einfinden und Gelegenheit zur Erfrischung haben. Gerne könnt ihr auch ein kleines Willkommensschild aufstellen, das sieht nicht nur hübsch aus sondern wirkt auch besonders herzlich.

Einige Minuten vor der Trauung werden die Gäste gebeten, ihren Platz einzunehmen. Dies übernimmt in der Regel die Trauredner*in, Standesbeamt*in oder Pfarrer*in. Die ersten Sitzreihen können nach Wunsch des Hochzeitspaares für die Familie und die Trauzeug*innen freigehalten werden.

Tipps zum Empfang eurer Gäste im Überblick:

• Den Empfang vor der Trauung möglichst kurz halten
• Alkoholfreie Erfrischungen anbieten und auf Fingerfood verzichten
• Nach spätestens 30 Minuten die Gäste platzieren
• Die ersten Sitzreihen für Familienmitglieder und Trauzeug*innen freihalten

2. Ablaufplan zur Hochzeit: Die Trauung

Sind alle Gäste auf ihren Plätzen, beginnt der aufregendste Punkt eures Ablaufplans zur Hochzeit: die Trauung. Wenn ihr euch wünscht, dass ein Partner am Altar wartet, während der andere Partner mit einer Begleitperson einzieht, ist es ratsam, im Vorfeld die Länge der Strecke bis zur Traustelle einmal in der gewünschten Laufgeschwindigkeit Probe zu laufen und auch das vorgesehene Musikstück zum Einzug zeitlich anzupassen.

Ist eine Live-Band zur Trauung gebucht oder wird die Musik digital eingespielt? Das macht einen großen Unterschied! Live Musik zur Trauung ist immer etwas sehr Besonderes und die Band kann zeitlich den Einzug gut umspielen. Ist keine Band geplant, sollte unbedingt eine Person damit beauftragt werden, die Musik abzuspielen und dann auch zum richtigen Zeitpunkt zu beenden. 

Legt gemeinsam einen Startpunkt fest, damit ihr genau wisst, wann der einziehende Partner loslaufen darf. Ist das Hochzeitspaar vereint, sollte die Musik langsam ausspielen und verstummen. 

Je nach Ritual, ausgewählten Musikstücken und Dauer der persönlichen Gelübde, kann eine Zeremonie zwischen 30 – 45 Minuten dauern. Die Zeremonie schließt mit dem Auszug des Hochzeitspaares ab. Die Gäste folgen dem Brautpaar. 

Tipps zum Ablauf der Trauungszeremonie im Überblick:

• Musik zum Einzug und Auszug auswählen und auf die Dauer der Lieder achten
• Den Weg zur Traustelle Probe laufen und ggf. Lieder auf die richtige Länge anpassen
• Zeremonie nicht länger als 45 Minuten ansetzen

3. Nach der Trauung: Aperitif und Fingerfood

Macht euch im Vorfeld Gedanken, an welchen Platz ihr euch nach eurer Trauungszeremonie als Hochzeitspaar und Gastgeber einfinden möchtet. Wählt eine geräumige und schattige Stelle mit Abstellmöglichkeiten für Geschenke und Getränke. Warum ist das wichtig? Nun, nach dem Auszug des Hochzeitspaares folgen die Gäste innerhalb weniger Minuten. Ab jetzt dreht sich alles um euch. Es werden vielleicht direkt Geschenke überreicht und Glückwünsche ausgesprochen. Je nach Größe der Gesellschaft kann dieser Abschnitt eurer Hochzeit bis zu einer Stunde dauern. 

Informiert im Vorfeld das Catering oder die Veranstaltungsleiter*in, wann eure Trauung in etwa endet, damit das Servicepersonal den Aperitif rechtzeitig zum Empfang vorbereiten kann. Es ist ratsam, eine Auswahl an Aperitifs zu treffen. Bietet zum Beispiel Champagner oder Sekt, etwas Alkoholfreies wie einen alkoholfreien Hugo und etwas „Spritziges“ an. Die Gäste sollten dennoch die Möglichkeit haben, weitere Getränke zu ordern. Die Auswahl für den Aperitif ist lediglich für das Mise en Place, die Vorbereitung zu empfehlen. Mit einer kurzen Verzögerung zum Aperitif wird anschließend das Fingerfood gereicht. Für den reinen Empfang mit Gratulationen und Geschenkübergabe kalkuliert man, je nach Gästeanzahl, zwischen 45 Minuten und einer Stunde. 

Tipps zum Aperitif und zum Fingerfood im Überblick:

• Sorgfältig den Platz nach der Trauung als Hochzeitspaar für den Empfang wählen
• Aperitif und Fingerfood im Vorfeld auswählen
• Dienstleister*innen über das voraussichtliche Ende der Trauung informieren
• Für die Gratulationen bis zu einer Stunde kalkulieren

4. Fotoshooting und Zeit zur freien Verfügung im Ablaufplan zur Hochzeit

Für euch als Hochzeitspaar ist es ein ereignisreicher und aufregender Tag. Es werden viele Hände geschüttelt, Umarmungen und Glückwünsche entgegengenommen. Die Gäste sollten hierbei jedoch nicht in Vergessenheit geraten. Eine gute Möglichkeit diesem entgegenzusteuern ist es, nach dem Aperó mit den Gästen ein Gruppenbild als Programmpunkt einzuplanen. Auch ein Gästebuch mit einer Fotobox lockert die Stimmung auf. 

Tipps zum Fotoshooting und freien Zeit der Gäste im Überblick:

• Gäste in den Tagesablauf einbinden
• Gruppenbild als Programmpunkt aufnehmen
• Gästebuch oder Fotobox sorgen für Unterhaltung am Nachmittag

5. Der perfekte Zeitpunkt für die Hochzeitstorte 

Hat man nach dem Empfang und dem Gruppenfoto noch etwas Zeit, ist hier ein toller Zeitpunkt, um den Anschnitt eurer Hochzeitstorte einzuplanen. Am beliebtesten sind die folgenden drei Gelegenheiten, um die Hochzeitstorte anzuschneiden: am Nachmittag, zum Dessert oder um Mitternacht.

Am Nachmittag zu Kaffee und Kuchen: Dies sollte bestmöglich gegen 16.00 Uhr erfolgen, da sonst das Abendessen zu schnell folgt und die Hochzeitsgäste möglicherweise noch keinen Appetit auf etwas Herzhaftes haben. 

Die Hochzeitstorte zum Dessert zu servieren, kann ein tolles Highlight sein. Alle Gäste sitzen noch auf ihren Plätzen und die Hochzeitstorte wird mit einem funkelnden Tischfeuerwerk in den Raum getragen. Mit dem Anschnitt kann dann auch euer Dessertbuffet eröffnet werden.

Wenn ihr die Hochzeitstorte erst um Mitternacht anschneiden möchtet, solltet ihr bedenken, dass vielleicht nicht mehr alle Gäste anwesend sind. Oft verlassen junge Familien oder die Großeltern die Hochzeit vorzeitig. 

Tipps zum Anschneiden der Hochzeitstorte im Überblick:

• Hochzeitstorte am Nachmittag als Programmpunkt aufnehmen
• Anschnitt nicht später als 16 Uhr einplanen
• Alternativ: Hochzeitstorte als Dessert oder Mitternachts-Highlight anbieten

6. Platzieren der Gäste und Ansprachen

Das Platzieren der Hochzeitsgesellschaft erfolgt mindestens 30 Minuten vor der eigentlichen Menü- oder Buffeteröffnung. Nutzt am besten vorgefertigte Sitzpläne und Tischkarten mit den Namen der Gäste, so finden sich alle schnell und einfach zurecht ohne langes Rumgewusel.  Nachdem die Gäste sich auf ihren Plätzen eingefunden haben, folgt der Weinservice sowie in einigen Locations die Menüabfrage. Sind all eure Gäste versorgt, ist das ein guter Zeitpunkt für eine Ansprache des Hochzeitspaares. Wenn hier eine längere Hochzeitsrede oder das Vorstellen der Gäste geplant ist, sollte die Küche oder das Catering dringend darüber informiert werden. Die Eröffnungsrede sollte jedoch 20 Minuten nicht überschreiten.

Feierlich wird im Anschluss das Menü oder das Buffet eröffnet. Zwischen den Gängen ist Zeit für weitere Reden oder Einlagen. Bittet eure Gäste, geplante Einlagen mit dem Catering, den Trauzeug*innen oder der Hochzeitsplaner*in zu besprechen, damit ihr und eure Gäste in Ruhe ihren Hauptgang genießen können.

Tipps zum Platzieren der Gäste und Ansprachen im Überblick:

• Das Platzieren der Gäste erfolgt mindestens 30 Minuten vor der Menü- oder Buffeteröffnung
• Ansprache des Hochzeitspaares nach dem ersten Getränkeservice
• Über die Anzahl und Dauer der Ansprachen das Catering / die Küche oder Hochzeitsplaner*in informieren
• Über mögliches Tellergeld bei selbstmitgebrachter Hochzeitstorte erkundigen

7. Euer Eröffnungstanz und die Party

Nach dem Essen wird es Zeit für eure Party. Ihr möchtet gemeinsam als Hochzeitspaar die Tanzfläche eröffnen? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt in eurem Ablaufplan zur Hochzeit! Zu einem ist es eine ideale Überleitung für die Party und zum anderen motiviert das die Gäste, sich von ihren Plätzen zu erheben. 

Selbst für Tanzmuffel gibt es großartige Alternativen zum klassischen Hochzeitswalzer. Der Eröffnungstanz kann in einen rhythmischen Song übergeleitet werden. Damit werden die Gäste auf die Tanzfläche eingeladen – die Party beginnt. Versucht, alle emotionalen Ansprachen vor die Eröffnung der Tanzfläche zu legen, damit eure Partystimmung für einen langen Zeitraum anhält.

Tipps für euren Eröffnungstanz im Überblick:

• Eröffnungstanz als Programmpunkt einplanen und zur Eröffnung der Tanzfläche nutzen
• Möglichst keine emotionalen Ansprachen sobald die Tanzfläche eröffnet ist

8. Der perfekte Zeitpunkt für Brautstraußwurf und Mitternachtssnack im Ablaufplan eurer Hochzeit

Der Brautstraußwurf ist eine beliebte Tradition auf Hochzeiten. Ihr möchtet nicht euren eigenen Brautstrauß werfen? Dann bestellt beim Floristen einen zusätzlichen Wurfstrauß. Dieser ist etwas kleiner und fester gebunden. So könnt ihr euren eigenen Brautstrauß behalten. 

Ist kein Eröffnungstanz zur Hochzeit geplant, kann der Brautstraußwurf für die Überleitung zur Party und Eröffnung der Tanzfläche genutzt werden. Ihr könnt mit eurem Brautstraußwurf auch bis Mitternacht warten. So wird der eigene Hochzeitstag symbolisch abgeschlossen und das Glück mit dem Blumenstrauß um Mitternacht an eine andere Person weitergegeben. Zudem ist es ein eleganter Übergang zum Mitternachtssnack.

Ob eine Saltybar, eine klassische Käseplatte oder eine herzhafte Currywurst - über einen Mitternachtsschnack freuen sich alle Gäste.  Wichtig zu wissen ist, dass ihr nicht für die gesamte Hochzeitsgesellschaft einen Mitternachtssnack bestellen müsst. Für die Hälfte der Gäste reicht es in der Regel aus. Bietet auch vegetarische und vegane Alternativen bei eurem Mitternachtsschmaus an.

Wichtige Tipps für den Brautstraußwurf im Ablaufplan der Hochzeit:

• Brautstraußwurf als Programmpunkt einplanen
• Herzhaften Mitternachtssnack einplanen

9. Ablaufplan: Ende der Veranstaltung und die Verabschiedung 

Das Ende der Veranstaltung sollte klar definiert sein. So können eure Gäste die Rückfahrt besser planen oder auch einen Shuttleservice oder ein Taxi im Vorfeld buchen. Ein festgelegtes Ende der Hochzeitsfeier ist auch bei vertraglichen Vereinbarungen mit Dienstleistern hilfreich. 

Es ist es zudem wichtig, sich im Vorfeld über den Nachtzuschlag in der jeweiligen Location zu erkundigen. Ebenfalls sollte in Erfahrung gebracht werden, wann am Folgetag die Dekoration oder die sperrigen Geschenke abgeholt werden können. Geldgeschenke könnt ihr in einer gutverschlossenen Briefbox aufbewahren und diese von den Treuzeug*innen mitnehmen lassen.

Am Ende eurer Feier könnt ihr euch persönlich beim Serviceteam bedanken und euch verabschieden. An dieser Stelle kann das Trinkgeld für das Team überreicht werden. Erkundigt euch im Vorfeld, wie viele Personen zum schönsten Tag in eurem Leben beitragen. So kann eine passende Höhe des Trinkgeldes festlegt werden. Gerne könnt ihr später auch an die Location oder das Catering eine Hochzeitskarte versenden als kleines Dankeschön.

Tipps zum Ende eurer Veranstaltung im Überblick:

• Klares Ende der Veranstaltung definieren
• Möglichen Nachtzuschlag in der Location klären
• Hochzeitsgeschenke ins Hotelzimmer oder Fahrzeug bringen lassen
• Nach Abholzeit am Folgetag erkundigen
• An das Trinkgeld für das Team denken

Mit diesen Tipps zum Ablaufplan wird eure Hochzeit garantiert ein voller Erfolg!

"Gute Erinnerungen erschaffen wir im Hier und Jetzt. Jeder Augenblick ist so schön, wie man ihn sieht, jeder Moment so einzigartig, wie man ihn empfindet. Lasst uns gemeinsam den perfekten Moment erschaffen!" Das gibt Hochzeitsplanerin Lilija Mamotenko jedem ihrer Hochzeitspaare mit auf den Weg.

Bereits mit 24 Jahren hat sich Lilija selbstständig gemacht. "Ohne Sicherheitsnetz und doppelten Boden eröffnete ich meine eigene Eventlocation am Ammersee, in der Nähe von München. Wie das Sprichwort besagt, ist das Glück bekanntlich mit den Mutigen. Die erste Veranstaltung ließ nicht lange auf sich warten. Seit dieser Zeit begleite ich Brautpaare durch den wichtigen Prozess der Hochzeitsplanung und stehe mit meinem Erfahrungsschatz und Ressourcen aus nunmehr 12 Jahren beratend zur Seite. Zur Veredelung meiner Berufung, habe ich eine zertifizierte Ausbildung zur freien Traurednerin absolviert. Trauzeremonien biete ich bilingual in Deutsch und Russisch an." Mehr über ihre Arbeit erfahrt ihr hier!

Danke an Hochzeitsplanerin Lilija Mamotenko von der Hochzeitsmacherei für das Teilen ihrer Tipps rund um den perfekten Ablaufplan für eure Traumhochzeit!