Weihnachtskarten-Chaos? Wie Sie Ordnung in den Prozess bringen und dabei Geld sparen

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Beim Versand vieler Weihnachtskarten kann es schnell drunter und drüber gehen – hier erfahren Sie, wie Sie Ordnung in den Prozess bringen, unnötigen Stress vermeiden und sogar noch Geld sparen können.

Für kleine als auch große Unternehmen ist das Versenden von Weihnachtskarten nach wie vor eine gute Möglichkeit, um sich bei Geschäftspartnern und Kunden für die Zusammenarbeit im vergangenen Jahr zu bedanken und sich zugleich mit persönlichen Worten in Erinnerung zu rufen. Ein lieber Gruß zum Jahresende ist daher auch gut fürs Geschäft und eine lohnenswerte Investition. Doch das Anfertigen und Verschicken von Weihnachtspost kann insbesondere bei vielen Empfängern wie eine Mammutaufgabe wirken. Mit der richtigen Organisation muss das aber nicht sein.

Gute Planung ist alles

Um ein drohendes Weihnachtskarten-Chaos abzuwenden, ist es ratsam, sich rechtzeitig mit dem Thema zu beschäftigen. Je größer das Unternehmen ist, desto höher ist der organisatorische Aufwand für den Versand von Weihnachtspost. Setzen Sie sich also getrost schon einige Monate vorher mit dem Thema auseinander und fügen Sie Ihrem Kalender die notwendigen Schritte als Erinnerung hinzu. Zunächst gilt es, Ideen für Text und Design zu sammeln. Vielleicht möchte Ihr Unternehmen auch ein kleines Goodie wie Schokolade mitschicken. Machen Sie sich im Zuge dessen auch frühzeitig Gedanken darüber, wie viele Karten Sie verschicken möchten, um Bestellungen für die kleinen Präsente zu tätigen.

Unser Tipp: Aktualisieren Sie Ihre Empfängerliste und Adressen regelmäßig – sich erst in der Vorweihnachtszeit um aktuelle Adressen zu kümmern, kann in unnötigen Stress ausufern. Hier finden Sie eine praktische Vorlage für eine gut organisierte Empfängerliste.

Erste Ideen für Weihnachtskarten sammeln

Lassen Sie sich von Weihnachtskarten anderer Unternehmen inspirieren – wie haben Branchenkollegen in den letzten Jahren ihre festlichen Grüße an Sie gestaltet und was hat Ihnen daran besonders gut oder gar nicht gefallen? Im Netz finden Sie ebenfalls zahlreiche Beispiele, die bei der Entscheidung behilflich sein können. Nicht nur der Look der Weihnachtspost, auch der Text will gut durchdacht sein. Gerade zum Jahresende möchte man schließlich mit einer herzlichen Botschaft auf die gute Zusammenarbeit hinweisen und hoffnungsvoll in die Zukunft blicken. Greifen Sie daher möglichst nicht zu leeren Floskeln, sondern heben Sie mit Ihrer Weihnachtskarte sowohl die Stärken Ihrer Firma als auch die persönliche Verbindung zum Empfänger hervor. Ein optisches Highlight: Beziehen Sie Ihr Corporate Design (Farben, Logo etc.) bei der Gestaltung ein.

Je früher, desto besser: Sammeln Sie rechtzeitig Ideen für Ihre Weihnachtskarten. ©baramee2554/ iStock

Kreation

Gerade für größere Unternehmen gilt: Entwerfen Sie die Weihnachtskarten am besten schon einige Monate vor dem Versand, sodass genügend Zeit für Anmerkungen und Veränderungen, aber auch für den Druck und eine eventuelle Personalisierung bleibt. Zeigen Sie Texte und Design auch Ihren Kollegen – ein frischer Blick kann hier ab und an guttun. Kleinigkeiten wie Rechtschreibfehler oder Layout-Unstimmigkeiten sollten Sie unbedingt vorher ausmerzen, um spätere Peinlichkeiten und zusätzliche Kosten durch ein Nachdrucken zu vermeiden.

Gut zu wissen:
Einige Anbieter, so zum Beispiel auch die kartenmacherei, prüfen Ihre Bestellung nochmals eingehend vor dem Versand und korrigieren Bild sowie Textfehler.
Wenn Sie ein eine komplett individuelle Karte für Ihre Karte wünschen, können Sie gerne den Gestaltungsservice der kartenmacherei nutzen.

Überlegen Sie auch, ob es sinnvoll ist, verschiedene Karten anzufertigen – Geschäftspartner sollten unter Umständen anders angesprochen werden als Kunden. Eine standardisierte Weihnachtskarte für alle wirkt häufig unpersönlich und verfehlt somit das Ziel, die geschäftliche Beziehung zum Empfänger zu stärken.

Eine günstige Alternative zum Briefversand: Auch Postkarten im weihnachtlichen Design und mit herzlicher Botschaft kommen bei Kunden und Geschäftspartnern gut an.

Noch mehr Tipps finden Sie auf Pinterest!

Freigabe von Design und Text

Sie sind z.B. als Assistenz der Geschäftsführung für den Versand der Weihnachtspost zuständig? Dann müssen Text und Design oft noch vom Chef freigegeben werden. Um den Prozess zu beschleunigen, empfiehlt es sich, frühzeitig verschiedene Entwürfe anzufertigen und diese dann zur Auswahl vorzulegen. Im direkten Vergleich fallen oft Details auf, die man besonders mag und die sich sonst nur schwer in Worte fassen lassen. So ersparen Sie sich mitunter mehrere Korrekturschleifen eines einzelnen Entwurfs.

Tipp: Sie sind noch auf der Suche nach der perfekten geschäftlichen Weihnachtskarte? Hier finden Sie Inspiration.

Weihnachtskarten Prozess
Bei der Kreation der Firmenweihnachtskarte bringt sich bestenfalls das ganze Team mit ein. ©iStock/MStudioImages

Unterschrift – persönlich oder lieber digital?

Weihnachtskarten sollten immer auch mit einer handschriftlichen Note enden – eine Unterschrift des Geschäftsführers unterstreicht den persönlichen Charakter, den Sie mit den Weihnachtsgrüßen anstreben. Sie zeigt, dass sich der Unternehmenschef Zeit für diese kleine, aber wichtige Geste genommen hat. Was bei Firmen mit wenigen Geschäftspartnern und Kunden meist kein Problem darstellt, stellt Führungskräfte in mittelständischen Unternehmen dagegen schon vor eine kleine Herausforderung. Hier kann es sinnvoll sein, eine digitale Unterschrift zu nutzen – insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter unterschreiben sollen und die großen Kartenstapel sonst von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern müssten. Hier können Ihnen einige Anbieter von Weihnachtskarten beim Einfügen und Freistellen der Unterschriften behilflich sein.

Überlegen Sie auch, ob sich der Aufwand einer persönlichen Grußformel vor der Unterschrift lohnt – bei besonders vielen Kunden und Partnern kann eine auf die Empfängergruppe abgestimmte, herzliche Formulierung in digitaler Form hinzugefügt werden.

Verantwortung teilen

Insbesondere in größeren Unternehmen kann es auch sinnvoll sein, sich die Aufgabe zu teilen. So kann beispielsweise bestimmt werden, dass jeweils die Leitung eines Ressorts für die eigenen Kunden und Geschäftspartner verantwortlich ist. So ist die Arbeit fair aufgeteilt und trifft zum Jahresende nicht nur wenige Mitarbeiter, die zusätzlich zu ihren üblichen Aufgaben auch die Weihnachtspost erledigen müssen. In einer Excel-Liste oder einem Online-Doc, das für die bestimmten Versender zugänglich ist, können zentral alle Empfänger eingetragen und mit einem Vermerk für jedes Ressort bedacht werden. Dort können die jeweiligen Mitarbeiter auch eintragen, welche Weihnachtskarten noch unterschrieben werden müssen und welche bereits verschickt worden sind. Außerdem kann dort einsehbar sein, welche Karten-Varianten das Unternehmen bereits abgesegnet hat.

Wichtig: Im Job müssen alle Mitarbeiter Tag für Tag Prioritäten setzen und natürlich kann es vorkommen, dass der Versand von Weihnachtskarten schon mal verschoben werden muss. Setzen Sie daher klare Deadlines für die jeweiligen Mitarbeiter und fügen Sie Erinnerungen im Kalender hinzu, bis wann Schritte wie das Unterschreiben und Versenden von Weihnachtspost erledigt sein müssen. Solche Deadlines gelten selbstverständlich auch für die Vorgesetzten, die mit gutem Beispiel vorangehen können.

Versand der Weihnachtskarten

Auch der rechtzeitige Versand ist entscheidend, um Weihnachtskarten-Chaos beim Empfänger zu vermeiden. Schließlich soll die festliche Post Eindruck hinterlassen und nicht inmitten von Karten anderer Unternehmen untergehen. Um sich auch selbst Last-minute-Stress zu ersparen, sollten Sie daher so früh wie möglich mit dem Versand beginnen – wenn Sie bereits Anfang Dezember bereit sind, gehören Sie garantiert zu den Ersten, die Kunden und Geschäftspartnern für die gute Zusammenarbeit danken, und können somit auf weiterhin gute Beziehungen im nächsten Jahr hoffen.

Headerbild: ©Pekic/ iStock