Einladung zur Weihnachtsfeier: die besten Tipps & Vorlagen

Ein Rundschreiben per E-Mail an alle Mitarbeiter:innen, die Kundschaft und Geschäftspartner:innen ist zwar schnell erledigt und kostet nichts, es kann aber in der Flut der Mails leicht untergehen und ist zudem wenig geeignet, wenn Sie Ihre Wertschätzung stilvoll ausdrücken möchten. Hochwertige, gedruckte Einladungskarten zur Weihnachtsfeier zeigen den Eingeladenen dagegen, dass Sie sich Mühe gegeben und Gedanken gemacht haben.

Die Vorweihnachtszeit ist bei vielen Menschen oft leider nicht so besinnlich, wie es wünschenswert wäre. Geschenke müssen eingekauft werden, der Adventskaffee will vorbereitet werden, die Kinder möchten ins Weihnachtsmärchen – die Termine häufen sich. Gar nicht so einfach, alle Gäste unter einen Hut zu bringen. Es empfiehlt sich daher, die Einladung zur Weihnachtsfeier schon sehr rechtzeitig zu verschicken, am besten schon etwa sechs Wochen vor dem Event. So können sich alle Eingeladenen darauf einstellen, und Sie können sich über eine rege Teilnahme freuen. Außer dem Datum steht noch nichts fest? Dann verschicken Sie doch schon mal Save-the-Date-Karten! Je eher sich die Gäste den Termin in ihrem Kalender notieren, desto besser!

Am Anfang steht natürlich die Frage, wer eine Einladung zum Weihnachtsessen bekommen soll. 

• Ist die Feier nur für Ihre Belegschaft gedacht? Möchten Sie auch ehemalige Mitarbeiter:innen im Ruhestand einladen?
• Sollen Partner:innen und vielleicht auch Kinder dabei sein? Das ist nicht nur eine Budget-, sondern auch eine Platzfrage. Bei einer kleinen Firma mit zehn Mitarbeiter:innen ist das sehr viel leichter zu organisieren als in einem mittelständischen Betrieb mit ein paar hundert Angestellten.
• Denken Sie auch an Mitarbeiter:innen, die sich im Mutterschutz oder in Elternzeit befinden!
• Sollen Geschäftspartner:innen eingeladen werden? Auch hier stellt sich die Frage, ob sie eine Begleitung mitbringen dürfen.
• Möchten Sie langjährige, wichtige Kundinnen und Kunden einladen?

Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier sollte sowohl optisch als auch haptisch unbedingt von guter Qualität sein, denn sie repräsentiert Ihren Betrieb und dessen Werte. Achten Sie deshalb besonders auf hochwertiges Papier und eine gute Druckqualität. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie vorab verschiedene Musterkarten bestellen. So halten Sie die Karten schon mal in den Händen und können sich ein besseres Bild machen. Testen Sie verschiedene Farben, Papiere und auch Veredelungen, bevor Sie in großer Menge bestellen – auf diese Weise wissen Sie genau, was Sie erwartet. 

Falls Sie Ihre Karten bei der kartenmacherei bestellen möchten, können Sie Ihre Musterkarten sogar online gestalten! Selbst wenn noch nicht alle Daten feststehen, kann das sehr hilfreich sein. In Ihren Probeexemplaren können Sie mit verschiedenen Farben spielen, Ihr Logo an unterschiedlichen Positionen einfügen und verschiedene Schriften ausprobieren. Wenn Sie die endgültigen Einladungen zur Weihnachtsfeier dann bestellen, haben Sie schon eine gute Vorstellung, wie sie gedruckt aussehen werden. Das gilt natürlich auch ganz allgemein für Ihre geschäftlichen Weihnachtskarten.

Nicht nur das Design Ihrer Karte soll überzeugen, auch das Layout sollte stimmen und professionell wirken. Dazu haben wir einige Tipps:

• Gestalten Sie Ihr Layout übersichtlich – Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier sollte nicht überladen wirken. Die wichtigsten Angaben, also der Anlass, der Ort, Zeit und Datum stehen am besten nahe beieinander.
• Verschiedene Ausrichtungen der einzelnen Absätze lassen das Layout schnell unruhig wirken. Beschränken Sie sich möglichst auf eine Ausrichtung. Achten Sie dabei auch auf eine schöne Anordnung des Textes. Der automatische Zeilenumbruch ist nicht immer die beste Wahl – oft wird ein einzelnes Wort in eine neue Zeile geschoben, wo es dann etwas verloren wirkt. Deshalb ist es besser, an sinnvollen Stellen Zeilenumbrüche zu erzwingen.
• Sie haben viel Text? Mit Absätzen schaffen Sie Struktur, damit er gut lesbar bleibt. Setzen Sie die Schrift aber besser nicht zu klein! Falls sich Ihr Text nicht kürzen lässt, verwenden Sie lieber Einlegeblätter. Die sind übrigens auch perfekt geeignet, wenn Sie bestimmten Gästen eine gesonderte Information schicken wollen, beispielsweise eine abweichende Uhrzeit oder einen anderen Treffpunkt.
• Wählen Sie für Ihren Fließtext eine gut lesbare Schriftart mit einem optimalen Kontrast zum Hintergrund. Schmuckschriften sollten Sie nur für Überschriften, sehr kurze Texte oder besondere Textelemente einsetzen, wie etwa die Anrede oder ein Zitat. Wir empfehlen Ihnen, nicht mehr als zwei verschiedene Schriftarten zu verwenden, die einander nicht zu ähnlich sein sollten. Sie könnten beispielsweise in unserem Gestaltungsprogramm eine serifenlose Schrift wie die “Josefin Sans Light” mit einer Kalligrafieschrift wie der “Santorini” wunderbar kombinieren. Ähnliche Schriften, wie z. B. die “Josefin Sans Light” und die “Montserrat Extra Light” harmonieren dagegen nicht gut miteinander. Übrigens haben wir in jedem Design schon passende Schriften für Sie angelegt, die Sie aber natürlich ganz nach Wunsch ändern können, es sei denn, sie sind ein fester Bestandteil des Designs.
• Auch zu viele Farben sind nicht ratsam. Ähnlich wie Schmuckschriften sollten sie eher sparsam eingesetzt werden.
• Setzen Sie Ihr Logo dezent an die Seite, klein unter Ihre Grußformel oder auf die Rückseite, damit Ihre Einladung zur Firmenweihnachtsfeier nicht nach Werbung aussieht.
• Möchten Sie ein Foto verwenden? Dann gibt es auch dabei ein paar Dinge zu beachten: 
  Das Foto sollte idealerweise eine Auflösung von 300 dpi haben, damit der Druck nicht pixelig wird. Passt Ihr Foto zum Design der Karte? Falls es farblich nicht so gut harmoniert, Sie es aber trotzdem verwenden wollen, wandeln Sie es mit unserem Fotofilter einfach um, z. B. in Schwarzweiß.
• Möchten Sie Ihre Einladungen zur Weihnachtsfeier per Hand unterschreiben? Das ist die persönlichste und damit schönste Variante. Falls es jedoch zu viele Karten werden, können Sie Ihre Unterschrift auch in guter Qualität scannen und als Bild einfügen. Achten Sie unbedingt darauf, dass kein Rand zu sehen ist!

Wenn alles perfekt gestaltet ist, geht es an die Auswahl der Briefumschläge. Sie müssen nicht nur farblich passen, auch das Format und die Qualität sollte Ihrer Einladungskarte zur Weihnachtsfeier entsprechen. Wenn Sie zusätzliche Highlights setzen möchten, versehen Sie Ihre Umschläge noch mit Absender- und Empfängeraufklebern. Falls Sie sehr viele Karten versenden möchten, empfehlen wir Ihnen alternativ, die Umschläge bedrucken zu lassen. Unser Gestaltungsprogramm bietet beispielsweise die Möglichkeit, eine Excel-Liste mit Ihren Empfänger:innen hochzuladen.

Noch ein Tipp zu den Umschlägen: Falls Sie farbige, dunklere Umschläge auswählen, ist es ratsam, für Absender und Empfänger weiße Adressaufkleber mit schwarzer Schrift zu verwenden, da die Adressen sonst bei der Post möglicherweise nicht ausgelesen werden können und von Hand sortiert werden müssen. Die Post erhebt für solche Umschläge das Porto für einen Kompaktbrief. Haben Sie Ihre Einladungen zur Weihnachtsfeier nicht ausreichend frankiert, landen sie wieder in Ihrem eigenen Briefkasten. Aber selbst bei ausreichender Frankierung besteht die Gefahr, dass es durch die manuelle Sortierung zu Verzögerungen kommt und Ihre Karten die Eingeladenen zu spät erreichen.

Jede Teilnehmergruppe sprechen Sie anders an. Sie brauchen nicht unbedingt unterschiedliche Weihnachtskarten, dennoch sollten Sie die Texte jeweils anpassen und Ihre Einladungen zur Weihnachtsfeier möglichst persönlich formulieren. 

Das gehört auf alle Einladungen zur Weihnachtsfeier:

• Art der Veranstaltung
• Datum und Uhrzeit
• Ort (falls er schwierig zu finden ist, evtl. Einleger mit Anfahrtsskizze beilegen)
• Ein Hinweis, wenn Partner:innen mit eingeladen sind
• Ein Hinweis, spezielle Essenswünsche oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten in der Antwort mit anzugeben
• Dresscode bzw. spezielle Empfehlung – planen Sie z. B. einen Teil der Veranstaltung draußen, empfiehlt sich eher warme Kleidung und bequeme Schuhe
• Wird für die Hin- und Rückfahrt gesorgt?
• Deadline für Zu- oder Absage mit Ansprechpartner:in, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse

Tipp: Es lohnt sich, für diesen Zweck eine eigene E-Mail-Adresse, einen Chat-Kanal oder ein gemeinsam genutztes Dokument einzurichten – so geht keine Antwort unter.

Ob Sie Ihre Weihnachtsfeier nur für Mitarbeiter:innen planen oder auch Geschäftspartner:innen und besondere Kundinnen und Kunden einladen möchten – wir haben ein paar schöne Textvorlagen für Sie vorbereitet, die Sie ganz nach Ihrem Bedarf kopieren und anpassen oder kombinieren können.

Die größte Motivation für Mitarbeiter:innen ist ein Lob und ein aufrichtiges Dankeschön der Geschäftsleitung für ihre Leistung im vergangenen Jahr. Besonders, wenn sie sich direkt angesprochen fühlen. Bei zehn oder zwanzig Mitarbeiter:innen ist das kein Problem. Aber wie formuliert man einen persönlichen Text, wenn man ein paar hundert Angestellte hat? Sicher ist: Ein “Wir bedanken uns bei der gesamten Belegschaft für die gute Leistung und die Unterstützung im letzten Jahr” macht zwar weniger Arbeit, ist aber auch nicht besonders originell – und niemand wird sich recht über das Lob freuen können, weil es an niemanden persönlich gerichtet ist.

Sie möchten eine lustige Einladung zur Weihnachtsfeier an die Kollegen und Kolleginnen schicken? Dann haben wir hier ein paar Vorschläge für Sie:

1.

Liebe Kolleginnen und Kollegen!

Gäbe es einen Oscar für die Firma mit den besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Welt, wäre uns dieser Preis sicher! Aber die Ehre gebührt nicht uns, sondern euch. Ihr sind die eigentlichen Stars, auf die wir unglaublich stolz sind, denn ihr seid auch im vergangenen Jahr wieder über euch hinausgewachsen und habt unseren Erfolg ermöglicht. Das möchten wir gebührend mit euch feiern und laden euch zu unserer ganz eigenen vorweihnachtlichen “Oscar-Verleihung” ein.

Das Beste ist an diesem Abend gerade gut genug – deshalb haben wir das Restaurant/Hotel XY (Adresse) als passenden Rahmen gewählt. Wir erwarten euch dort voller Vorfreude am (Datum) um (Uhrzeit), sehr gern auch in Begleitung. Wie bei einer Oscar-Verleihung üblich, begehen wir den Abend in festlicher Garderobe.

Bitte lasst uns bis zum (Datum) wissen, ob ihr dabei sein möchtet und wen wir an eurer Seite begrüßen dürfen. Auf eure Antwort freut sich (Ansprechpartner:in)

Eure Musterfirma
Unterschrift der Geschäftsleitung

2.

Liebe großartige Kolleg:innen,

“Stay hungry” – das ist das Motto, das uns jeden Tag begleitet und motiviert, und das uns in der Vergangenheit auch durch schwierige Zeiten getragen hat. Am (Datum) soll es ausnahmsweise einmal nicht gelten, denn an diesem Tag möchten wir die Erfolge, die wir im letzten Jahr dank eures unermüdlichen Einsatzes erzielt haben, bei einem gemeinsamen Abendessen im Restaurant XY mit euch feiern! 

Wir treffen uns zu einem kleinen Umtrunk um (Uhrzeit) unten in der Eingangshalle am geschmückten Baum. Ein Bus wird uns um (Uhrzeit) zum Restaurant bringen und um (Uhrzeit) wieder dort abholen und in die Firma zurückfahren. Damit ihr alle sicher nach Hause kommt, bestellen wir rechtzeitig Taxis für euch – bitte lasst uns bis zum (Datum) in eurer Antwort an weihnachtsfeier@musterfirma.de wissen, ob ihr eins in Anspruch nehmen möchtet.

Wir freuen uns auf einen wundervollen Abend mit euch!

Eure Musterfirma
Unterschrift der Geschäftsleitung

Auch Ihre Geschäftspartner:innen freuen sich über eine Einladung zu Ihrer Weihnachtsfeier als Dankeschön für die gute Geschäftsbeziehung im vergangenen Jahr. 

Unser Vorschlag für Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier:

Lieber Herr (Name),

wir blicken auf ein ereignisreiches Jahr zurück. Und wir tun es mit Freude und Dankbarkeit, denn wir haben Menschen wie Sie an unserer Seite! Ihre Kreativität und Ihr Mut zu neuen Lösungen inspirieren uns immer aufs Neue. Wieder einmal haben Sie uns bewiesen, dass wir jederzeit auf Sie zählen können. Ohne Sie wäre unser gemeinsames Projekt XY nicht so erfolgreich geworden. 

Mit Ihrer Unterstützung haben wir 2023 gemeistert – und wir freuen uns schon jetzt auf das nächste Jahr mit Ihnen.

Lassen wir dieses Jahr gemeinsam ausklingen! Am (Datum) um (Uhrzeit) möchten wir mit Ihnen feiern:

(Details der Veranstaltung)

Bitte geben Sie (Ansprechpartner:in) unter weihnachtsfeier@musterfirma.de bis zum (Datum) Bescheid, ob Sie dabei sein werden.

Wir freuen uns auf Sie!

Ihre 
Musterfirma
Unterschrift(en) der Geschäftsleitung

Ihre Kundschaft hält Ihr Unternehmen am Leben. Grund genug, die Treuesten von ihnen an Ihrer Weihnachtsfeier teilhaben zu lassen. Sie binden sie dadurch noch mehr an Ihr Unternehmen!

So könnten Sie Ihre Einladung an Ihre Kundschaft formulieren:

Liebe Frau (Name),

das letzte Jahr war voller Herausforderungen. Dennoch blicken wir voller Dankbarkeit darauf zurück, denn wir haben Menschen wie Sie an unserer Seite, die uns durch ihre Treue und ihr Vertrauen unterstützt haben. Sie haben uns geholfen, durchzuhalten und gestärkt aus der Krise der vergangenen Jahre hervorzugehen.

Deshalb ist es uns besonders wichtig, einen unserer schönsten Momente des Jahres mit Ihnen zu teilen und Ihnen ganz persönlich von Herzen Danke zu sagen.

Lassen wir 2023 gemeinsam ausklingen! Am (Datum) um (Uhrzeit) Uhr möchten wir mit Ihnen feiern:

(Details der Veranstaltung)

Bitte geben Sie (Ansprechpartner:in) bis zum (Datum) unter weihnachtsfeier@musterfirma.de Bescheid, ob Sie dabei sein werden.

Wir freuen uns auf Sie!

Ihre 
Musterfirma
Unterschrift(en) der Geschäftsleitung

Wen auch immer Sie zu Ihrer Weihnachtsfeier einladen möchten – über eine hochwertige, schön gestaltete Karte mit einem persönlichen Text freuen sich Kundschaft, Mitarbeiter:innen oder Geschäftspartner:innen gleichermaßen, denn sie vermittelt Ihre Wertschätzung und erhöht die Vorfreude auf das Event! Übrigens: Auch (und gerade!) bei einer virtuellen Weihnachtsfeier empfehlen wir Ihnen, nicht auf gedruckte Karten zu verzichten.

Wir wünschen Ihnen eine frohe Vorweihnachtszeit und eine stimmungsvolle und rundum gelungene Weihnachtsfeier!