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Checkliste: So planen Sie Ihre Firmenweihnachtsfeier

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Mit der Planung der betrieblichen Weihnachtsfeier wird fast immer zu spät angefangen. Falls auch Sie schon spät dran sind, sollten Sie einen Blick auf unsere Checkliste werfen. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, damit Ihre Feier trotz Zeitdruck noch gelingt.

Planung und Organisation

Der Chef hat ausgerechnet Sie mit der Planung der diesjährigen Weihnachtsfeier beauftragt? Kein Problem! Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, werden Kollegen und Vorgesetzte über Ihr Organisationstalent staunen.

Schritt 1 – Teilnehmerkreis festlegen

Legen Sie fest, wie viele Einladungen verschickt werden müssen und ob die Gäste mit Begleitung kommen dürfen. Außerdem sollten Sie überlegen, ob Sie auch ehemalige Mitarbeiter einladen wollen. Wenn die Gäste neben ihren Partnern auch Kinder mitnehmen dürfen, sollte die Weihnachtsfeier darauf abgestimmt werden. Mit der Festlegung des Teilnehmerkreises legen Sie den Grundstein Ihrer Planung.

Schritt 2 – Budget kalkulieren

Nachdem der Teilnehmerkreis definiert wurde, können Sie nun das Pro-Kopf-Budget berechnen. Wichtig hier, wie auch im Büroalltag: Setzen Sie das Budget nicht zu niedrig an. Ein finanzieller Puffer ist immer hilfreich. Prüfen Sie außerdem, ob es sinnvoll ist, ein externes Unternehmen mit der Organisation zu beauftragen. Hierbei sollten Sie auf jeden Fall mehrere Angebote vergleichen.

Schritt 3 – Termin finden

Einfacher gesagt als getan, aber versuchen Sie die Feier in eine möglichst stressfreie Zeit zu legen. Gerade die Vorweihnachtszeit gehört in vielen Unternehmen zur hektischsten Phase im Jahr. Versuchen Sie deshalb, den Termin möglichst frühzeitig festzulegen, auch wenn das oft nicht möglich ist.

Sonn- und Feiertage sind tabu. Sonst hagelt es Absagen, da die Mitarbeiter diese Tage lieber für Freizeit, Familie und Freunde nutzen. Der Donnerstag wird traditionell gern gesehen. Wer die Feier auf einen Freitag oder Samstag legt, sollte auch für angemessene Party-Atmosphäre sorgen.

Firmenweihnachtsfeier Partystimmung
Am Abend der Feier ist der ganze Stress wieder vergessen.

Schritt 4 – Location buchen

Die Weihnachtsfeier steht und fällt mit der Wahl der Location. Den Ort sollten Sie erst festlegen, wenn die Schritte 1 – 3 abgeschlossen sind. Das Budget ist hierbei von entscheidender Bedeutung. Wer es günstig haben will, kann einfach im Büro feiern. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern jedoch etwas Abwechslung bieten wollen, sollten Sie eine auswärtige Location buchen.

Je nachdem, wo die Feier stattfindet, ist es unter Umständen sinnvoll, Mitfahrgelegenheiten und Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Auch Fragen der technischen Ausstattung sollten geklärt werden.

Schritt 5 – Catering beauftragen

Die Suche der Location geht auch mit dem Catering einher. Prüfen Sie hierbei zunächst, ob eine hauseigene Gastronomie oder ein Catering-Partner bereits vorhanden sind. Bei der Wahl der Speisen sollten Sie zudem kulinarische Vorlieben oder etwaige Unverträglichkeiten der Gäste erfragen. Legen Sie außerdem fest, ob es Freigetränke geben wird. Auch hier gilt: Vergleichen Sie mehrere Catering-Angebote.

Schritt 6 – Einladungen verschicken

Haben Sie alle Schritte abgehakt? Dann können Sie sich jetzt den Einladungskarten widmen. Stimmen Sie Ihre Gäste schon in der Einladung auf die Feier ein. Die Karte sollte alle wichtigen Informationen über Uhrzeit, Anfahrt und Programm enthalten.  Informieren Sie Ihre Gäste außerdem über den Dresscode.

Karte Kristallhirsch
Karte Kristallhirsch: So oder so ähnlich könnte Ihre Einladungskarte aussehen – gestalten Sie selbst!

Bei uns finden Sie die passenden Karten für Ihre Weihnachtsfeier, die Sie ganz nach Ihren individuellen Wünschen gestalten können.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Planung Ihrer Firmen-Weihnachtsfeier und natürlich viel Spaß beim Feiern! Damit die Weihnachtszeit ein voller Business-Erfolg wird, haben wir Textvorschläge für Ihre geschäftlichen Weihnachtskarten zusammengestellt.

Bilder: Titelbild: Bild1: BraunS/iStock und Bild 2: Peter Chernaev/iStock, Bild3: Todor Tsvetkov/iStock, Karte: Kartenmacherei